Bonsoir André,
"Il s'agit d'un exemple avec des données arbitraires"
Je suis d' accord, mais les exemples doivent être choisis afin de permettre de voir le bon fonctionnement des procédures.
Au lieu de faire une utilisation de 418.15 je vous ai proposé de faire une utilisation de 818.15 on voit alors que FAUVEL a utilisé plus de fonds travaux que ce dont il disposait.
Il reste au fonds travaux 1.100.00, si l' on procède à une utilisation de fonds travaux de 1.000.00, en charges générales, on s' aperçoit que les certains copropriétaires utilisent plus de fonds travaux que ce dont ils disposent.
Comme vous avez un "champ" (une "rubrique dans Excel ) donnant pour chaque lot le montant du fonds disponible rien ne s' oppose à l' application de ma méthode de calcul qui n' a pas changé depuis la création du fonds travaux.

Rambouillet;
Je suis surpris par votre réaction. nous sommes en présence d' un locataire qui demande à payer et ne conteste rien, pourquoi toutes ces mesures.

En saisie directe dans le journal des opérations diverses :
Débit.....461 Débiteurs divers.........29.50
Crédit....714 Produits divers..........................29.50

Lors de l' encaissement :
Débit.....512 Banque......................29.50
Crédit....461 Débiteurs divers.........................29.50

"Les 418,15 € ont été choisi pour revenir à la somme arrondie de 1 500 € comme solde du compte 105 ! "

Je n' ai pas vu dans quel écran il faut faire ce choix.
Que se passe-t-il si un lot ne dispose plus de fonds ou un montant insuffisant.
Le fonds travaux restant de 1500 € n' est plus proportionnel à la générale ou toute autre clé.

Dans le programme présenté les copropriétaires qui ne participent pas aux travaux ne sont pas remboursés, il n' y a plus de fonds négatifs, c' est un gros progrès.

Par contre je n' ai toujours pas trouvé comment est déterminé le montant utilisé, les 418.15

Comme on n' a pas le montant des travaux ni la répartition on ne peut pas vérifier si l' utilisation est limitée au montant des travaux pour le lot. Ainsi FAUVEL a un fonds de 183.42; il n' en a utilisé que 130.09.

Un tableau tel que suggéré dans mon post précédent donnerait une vue générale donnant la possibilité de tout vérifier, et ferait ressortir toutes les fonctionnalités de Valcompta.

La présentation ne laisse pas le temps de vérification.
Je ne sais toujours pas d' où sortent les 418.15; mais j' en comprends bien la répartition entre les copropriétaires du Bâtiment A.
Dans votre tableau général vous avez les colonnes suivantes :
Fonds affectation.......0 alors qu' il a été affecté 130.09 pour Francillon ( partie des 418.15 )
Fonds actuel.............50.03 pour Francillon
Nouveau fonds..........50.03 pour Francillon
Ce tableau ne donne pas ce qui c' est passé mais le résultat après opération .

Il serait plus utile d' avoir un tableau avec, au minimum,  les colonnes suivantes :
Copros, Lots, tantièmes, Montant des travaux, Quote-part dans les travaux, Fonds disponibles, Utilisation du Fonds, Fonds restant. Montant à Payer.
Ce tableau pourrait être trié par clé avec des sous-totaux.

Dans votre exemple on ne connait pas le montant des travaux ni sur quelle clé ils ont été répartis, ni le détail par lot des 418.15 utilisés.
Si tout a été calculé sur la clé générale, l' exemple n' est pas probant puisque les problèmes surviennent que quant il y a utilisation de clés différentes.

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"Il manque pas mal de choses dans l'aide en ligne, je dois rattraper et actualiser...."
C' est dans votre intérêt et celui de Valcompta que certains intervenants, comme moi, vous poussent à agir, la retraite, pour vous, c' est pas pour demain !

Dans cet esprit je pense que la création de vidéos pour des tutoriels seraient d' un grand intérêt.

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Comme rené25 je regrette le peu de participant.
Je n' ai pas été convaincu par la démonstration de l' utilisation du fonds travaux, malgré les réserves sur l'absence de précision législative et de jurisprudence.
Le fonds travaux étant attaché au lot et non remboursable un lot de peut pas utiliser, être remboursé, d' un fonds travaux supérieur à ce qu' il possède.
Il manque dans l' aide en ligne des conseils sur la procédure pour l' utilisation du fonds travaux.

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J' attends des informations concernant l' utilisation du fonds travaux pour des travaux imputables sur une clé spécifique différente de la clé générale.

De rambouillet :
"je pense que nous devons faire depuis que le compte "avances pour travaux futurs" a été "barré" dans la nomenclature."

Rien n' a été prévu par le législateur, je pense que le compte "barré" signifie qu' il ne doit plus être utilisé pour la constitution d' avances qui doivent être faite maintenant sur le compte 105 avance travaux:

De walter pail
"le conseil syndical et sans doute avec la majorité des copropriétaires nous voulons proposer à l’AG le virement de l’avance remboursable vers le fonds travaux,"

Il n' y a pas d' intérêt de supprimer le caractère remboursable, d' autant qu' il est possible d' utiliser à la fois l' avance travaux et le fonds travaux, c' est ce que je réalise dans Excel

Si vous répartissez cette prime, ce sont les copropriétaires au moment de l' approbation des comptes,  qui ont supportés les travaux, qui en bénéficieront.
Par contre si vous mettez cette prime en attente d'affectation par l' A.G. ce sont les copropriétaires au moment de l' utilisation du fonds travaux qui en profiteront.
Ecritures comptables:
La prime doit être mise au crédit du 711
En fin d' exercice vous passez l' écriture suivante:
Débit.....711 Subventions............................X
Crédit....472  Compte d' attente créditeur....................X
Après décision de l' A.G:
Débit.....472 Compte d' attente créditeur.......X
Crédit....105 Fonds travaux.......................................X

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"Je donne la possibilité au syndic (dans le flou réglementaire) de cocher et de choisir les résolutions qui peuvent être votées par correspondance".
Le logiciel ne devrait pas donner ce choix, toutes les questions, figurant à l' ordre du jour,  demandant un vote doivent figurer dans la feuille de vote, il ne doit pas y avoir de différences entre les votes en présentiel et les votes par correspondance.

"on peut aussi demander leur avis aux copropriétaires sur des sujets "pour information"... "
Rien ne distingue le vote d' un avis d' un vote classique. ma question à ce sujet sur le P.V. reste sans réponse.

L' enquiquineur de service.
Par chance vous n' en avez qu' un.

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NON, je ne veux vous obliger à rien.
Seulement cela posera un problème au niveau du P.V. qui doit mentionner les résultats des votes, il n'y aura comme votant que ceux votants par correspondance, et comment afficher les résultats d' une question qui n' est pas à l' ordre du jour...

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Le "rapport d' activité" ne fait pas l' objet d' un vote

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André je vous souhaite une bonne année et des succès pour Valcompta,
Bonne année également à tous les lecteurs et participants au Forum.

Cordialement,
JB22

"Car en fait j'ai un excédent en fin d'exercice 2018, mais si je veux équilibrer charges/produits, je suis obligé de l'indiquer avec le compte 472 en colonne "débit"... ca me parait étrange..."
Votre balance devrait être équilibrée, que la répartition soit faite ou pas.

Normalement les comptes auraient dû être présentés après répartition l' excédent étant remboursé et l'écriture suivante passée :
Débit.......701.... Provisions sur opérations courantes............X
Crédit.......450xx.Copropriétairesxxx...........................................X
Cela n' aurait pas changé l' équilibre de la balance, vous avez donc une erreur, il faudra en trouver l' origine et régulariser, en attendant il faut utiliser le compte d' attente 472. pour équilibrer les comptes.

"la provision pour le portail est en fait un budget prédéterminé que nous avons étalé sur 4 ans en votant un appel de fond exceptionnel chaque trimestre pendant cette durée."
Il ne s' agit donc pas de provisions sur travaux votés mais de l' ancienne  AVANCE TRAVAUX" compte 1032.

Vous devez au départ enregistrer vos paramètres avec les dates de début et fin de l' exercice 2019.
Ensuite vous devez enregistre les soldes de votre balance au dernier jour de l' exercice, soit le 31 décembre 2018. attention cette balance doit être établie après répartition, si ce n' est pas le cas, l' insuffisance ou l' excédent doit être mis dans un compte d'attente, 471 ou 472.
Le total des comptes débiteurs doit être égal au total des comptes créditeurs
Un "petit fonds travaux", n' est-ce pas une ancienne "Avance travaux" car vous dites " une avance pour travaux (pour portail/bal/interphones - c'est un budget qu'on alimente chaque trimestre " qui doit correspondre à la constitution du Fonds travaux obligatoire, compte 105.
Le fonds travaux est utilisable pour financer des travaux, il n' y a pas de délai à respecter.

De JPM
" Les dispositions de l’article 66 du décret Hoguet interdisent au syndic de recevoir, directement ou indirectement, une rémunération d’une personne, morale ou physique, autre que le syndicat des copropriétaires.
Elles lui imposent de facturer au syndicat toutes les prestations qu’il fournit, dès lors [qu’elles] que celles-ci lui permettent de prétendre à une rémunération. Ceci est vrai pour les honoraires de gestion courante et pour les honoraires particuliers, même lorsqu’ils sont imputables à un copropriétaire."

Dans ma méthode le syndic facture les honoraires particuliers au syndicat. Le syndicat enregistre cette facture et paye le syndic.
Le syndicat débite le copropriétaire qui paye le syndicat.
On retrouve tous les honoraires particuliers perçus par le syndic dans son compte 401xxx.
Il est possible de créer un sous-compte du 401 pour les factures d' honoraires particuliers ce qui facilitera le travail pour l' établissement de l' état global des honoraires.

De André :
"je recommande donc d'utiliser le cas échéant les comptes 62x et 714..."
La législation dit que les "Prestations  particulières" sont imputables aux bénéficiaires, elle ne dit pas que ces prestations doivent être imputées à tous les copropriétaires pour être ensuite contrepassées.
Un copropriétaire vendeur n' a aucune légitimité pour engager des frais au nom du syndicat, par exemple.dans le cadre de demande d' un état daté.
Je maintiens donc ma proposition de comptabilisation qui respecte en tout point la législation et le droit.
Cette méthode a aussi le mérite d' être simple et compréhensible

Il y a divergence  entre Rambouillet qui crédite le compte 6222 et André qui débite le compte de charges 622200 et crédite le compte  des produits divers 7141 .
Dans la méthode d' André débit et crédit apparaissent dans les annexes 2 et 3 et sont répartis entre tous les copropriétaires.

Je propose une autre méthode :
-Le syndic "facture" le syndicat
Débit...471xxx Charges à imputer.......40.00
Crédit.4011sss Syndic.......................................40.00

Le syndicat répartis ces charges imputables aux seuls copropriétaires concernés  :
Débit..450aaa..Copropriétaire.A..........10.00
Débit..450bbb..Copropriétaire.B..........10.00
Débit..450ccc...Copropriétaire.C..........10.00
Débit..450ddd..Copropriétaire.D..........10.00
Crédit.471xxx.Charges à imputer.........................40.00

Le compte 471xxx est soldé ce qui est conforme à l' arrêté du 14 mars 2005.

Le syndicat paie le syndic et les copropriétaires les charges particulières.

Je tiens à remercier André d' avoir publié mes applications EXCEL. Cela montre ce que l' on peut réaliser sous EXCEL, mais cela ne vaut pas une application intégrée comme Valcompta.

EXCEL est un tableur qui fonctionne par tri, sélection et totalisation, il n' est pas performant au niveau de présentation, pour les annexes en particulier dont le format est imposé.

J' attends les commentaires et les questions éventuelles.

La feuille de vote par correspondance, bien que chargée est lisible.
Personnellement j' aurais préféré mettre le numéro de de résolution avant "l' objet" et je ne mettrais qu' une fois la référence à la date et au lieu  de la réunion.
Cela permettrait un gain de place pour mettre une ou deux questions supplémentaires sur la même feuille.

De André ;
" mais vous pouvez également utiliser un compte 462, plus proche de l'orthodoxie comptable mais qui contraint à passer par la saisie directe et à traiter le remboursement (effectif ou transféré sur le compte du copropriétaire)."

Ce n' est pas l' orthodoxie comptable mais la nature juridique de l' opération que je conseille de respecter.
D' autre part que l' on utilise un compte fournisseur 401 ou un compte 462 créditeur divers il n' y a rien à "transférer" sur le compte 450.

Mais j' en conviens c' est du pinaillage juridique, et dans la pratique la solution d' André ne posera pas de problème.

André sait à quel point je suis tatillon...

Vous n' êtes pas "fournisseur", vous avez réglé la facture d' assurance pour le compte du syndicat
Personnellement je n' utiliserais pas un compte   "401 perso" mais un compte "462 Créditeurs divers".