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Sujet: gérer des propriétaires non membres de l'ASL

Je demande ici un conseil.
En dehors des propriétaires membres de notre ASL, il existe d'autres propriétaires non adhérents, mais auxquels nous facturons, selon une clé particulière, des charges d'entretien partielles. Il s'agit en fait de travaux liés à la sécurité incendie, et nous avons négocié avec eux une participation. Je vois bien comment les gérer sur le plan comptable (une clé qui leur serait associée et un ajustement artificiel des tantièmes) mais ces mêmes propriétaires ne doivent pas être pris en compte dans tout ce qui touche à l'assemblée générale (convocations, calcul du quorum, etc.)
Que me conseilleriez-vous ?

2 Réponse par Andre

  • Andre
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Re: gérer des propriétaires non membres de l'ASL

Bonjour,

Le fait d'utiliser une clé spécifique et distincte de la clé principale ("charges générales diverses") est la bonne méthode car le module Assemblée Générale n'importe que les propriétaires avec des tantièmes sur cette clé principale...

Si vous souhaitez leur affecter des lots et des tantièmes vous devez les créer comme des "copropriétaires" sur les comptes 450, autrement il est possible d'utiliser des comptes comme 461 / 462 débiteurs ou créditeurs divers pour ce type de tiers.

Vous ne pouvez pas avoir de tantièmes sans passer par la notion de lot et dans le petit écran de contrôle vous aurez donc une croix rouge sur la ligne "Tous les lots ont des tantièmes généraux" mais vous savez que c'est voulu et normal...

André

3 Réponse par soleil66

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Re: gérer des propriétaires non membres de l'ASL

Merci beaucoup de ces précisions. C'est parfait que seule la clé principale soit prise en compte pour les AG.
L'avantage de ce que vous proposez est de permettre dans ce cas précis également la gestion des appels de charge, des impayés, etc.. Je vais probablement utiliser un compte de type "débiteurs divers"

Cordialement

4 Réponse par soleil66

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Re: gérer des propriétaires non membres de l'ASL

Excusez-moi d'y revenir, mais j'ai voulu aussitôt créer un nouveau propriétaire "hors lotissement", je voulais l'affecter à un compte 461, malheureusement le n° de compte proposé à la création est automatiquement généré en 450 et ne peut être modifié. De plus, le propriétaire a été créé automatiquement dès que j'ai demandé la création, avant de savoir que je ne pouvais pas modifier le compte. Il s'est ajouté à tous les autres et je ne peux le supprimer (sans pourtant l'avoir associé à la clé spécifique que j'avais créée, ni à un lot).
J'avais auparavant défini un budget 2014 et généré un appel de charges, mais sur les autres propriétaires qui avaient des tantièmes.
Comment procéder ?

5 Réponse par Andre

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Re: gérer des propriétaires non membres de l'ASL

Bonsoir,

La bonne nouvelle c'est que dans Val Compta on peut toujours revenir en arrière, modifier ou supprimer...
La mauvaise nouvelle c'est que c'est pas toujours simple et rapide !

Je pense que je me suis mal fait comprendre dans ma précédente réponse et je vais formuler à nouveau...
Vous pouvez avoir des "tiers" sur des comptes 4xx (42x pour des salariés, 44x pour une collectivité... ou 46x pour divers) mais si vous souhaitez utiliser des notions comme les tantièmes et avoir accès à des traitements comme des appels de fonds ou des calculs de répartition ces tiers doivent être des "copropriétaires" sur des comptes 45x ...

Autrement dit, le lien entre le fichier des copropriétaires et le plan comptable se fait toujours avec un numéro de compte en 450.
Vous pouvez créer un compte 461 avec juste un nom mais vous ne pourrez alors l'utiliser que pour passer des opérations comptables directes...

Je vous conseille juste de choisir une nomenclature adaptée à ces "extérieurs", par exemple 450X01 / 450X02 / etc.
Par défaut le logiciel créé un nouveau copropriétaire sur le prochain numéro et il y a une petite manipulation à faire :

1. cliquer sur le bouton Comptes et créer un nouveau compte 450X01 (par exemple)
2. dans le menu Principal - Consultation et export, onglet Copropriétaires, faire Ctrl + clic sur Fermer et dans la liste des copropriétaires changer votre dernière numéro ; 450201 en 450X01 (par exemple).
3. revenir dans l'écran des comptes et supprimer l'ancien (450201 dans cet exemple).

Il faudra ensuite créer les lots des "hors lotissement", X01, X02, etc... puis la clé et enfin les tantièmes...

N'hésitez pas à m'appeler demain si vous le souhaitez.

Cordialement,
André