Sujet: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

Bonjour à tous,
C’est la première année que la copro doit gérer l’électricité des communs. Un contrat a été souscrit en juin 2018.

Le fournisseur prélève mensuellement à partir d’une estimation. Au 31/12/2018, 180 euros ont été prélevés soit 30 euros par mois. Je les ai saisis chaque mois dans le journal BQ :
-    512 credit 30 euros
-    401 debit 30 euros

La facture est arrivée au 04/01/2019 : conso réelle pour 100 euros. Donc un avoir de 80 euros versé le 15/01/2019 sur notre compte en banque.

Malgré mes recherches, je ne sais pas comment saisir cela. Une explication serait la bienvenue. Merci par avance
Emmanuel

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Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

Bonsoir,

Vous auriez pu passer l'estimation comme une facture en juin 2018 mais vu les dates ne vous cassez pas trop la tête !

Passez le montant de la facture au 31/12/2018 (ou avant selon sa date) avec le montant au crédit du 401 (saisie Facture normale), ce dernier sera débiteur dans le Report à nouveau (après la clôture) et ça sera soldé le 15/01/19...
Pour l'avoir versé c'est au débit du 512 et au crédit du 401 !

Cordialement,
André

Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

Bonjour,

Perso, (si votre exercice se termine le 31/12), j'aurai mis un montant de 100 € sur le compte 408 et le 602.
ce qui permet de solder l'exercice 2018 de façon correcte pour les copros et enregistrer le solde positif de 80 €.

Puis enregistrement classique de la facture sur l'exercice 2019, avec crédit au 602 et débit au 408, et crédit au 401 et débit au 602... puis lors du paiement de la facture, débit au 401 et crédit au 512 (classique)

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Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

Merci pour ces explications claires.

Dans quel journal se met le 408?

Emmanuel

Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

Perso, je ne m'occupe pas des journaux si ce n'est les éditer en fin d'année wink

mais normalement le 408 c'est le journal achat...

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Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

Bonjour,

Si la facture est datée de 2018 elle ne doit pas aller sur ce compte 408 (dont je ne raffole pas et qui d'ailleurs n'est pas proposé dans l'écran de saisie des Factures...) et c'est bien sûr sur l'exercice 2018 que doit apparaître la consommation.

Si vous utilisez le 408 au moment de l'arrêté des comptes (au 31/12) il faudra ensuite passer l'opération sur le bon fournisseur au moment de la réception de la facture (débit 408 par crédit 401).

Cordialement,
André

Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

il est pourtant bien pratique ce 408...... wink

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Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

Je suis toujours un peu confus.
La facture est en date du 04/01/2019.

Ce qui suit est-il correct ?

31/12 (arrêté des comptes)
journal AC, 602 débit 100 euros - 408 crédit 100 euros

01/01
journal AC, 602 crédit 100 euros - 408 débit 100 euros

04/01 (date de la facture: conso réelle 100 euros. 80 euros d'avoir car 180 euros déjà prélevés en 2018)
1-    journal AC, 602 débit 100 euros - 401 crédit 100 euros (Rambouillet) ou
2-    journal AC, 408 débit 100 euros - 401 crédit 100 euros (André)

15/01 date du versement sur compte bancaire de l'avoir de 80 euros (et non a payer)
journal BQ, 512 débit 80 euros - 401 crédit 80 euros (André)

Emmanuel

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Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

31/12 (arrêté des comptes)
journal AC, 602 débit 100 euros - 408 crédit 100 euros

La clôture génère les A Nouveaux...
180 € au débit du 401
100 € au crédit du 408

04/01 (date de la facture: conso réelle 100 euros. 80 euros d'avoir car 180 euros déjà prélevés en 2018)
journal AC / OD, 408 débit 100 euros - 401 crédit 100 euros (André)

=> 408 soldé, le 401 est débiteur de 80 €

15/01 date du versement sur compte bancaire de l'avoir de 80 euros (et non a payer)
journal BQ, 512 débit 80 euros - 401 crédit 80 euros (André)

=> 401 soldé

Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

et voilà wink

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Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

Je ne comprend pas très bien, vous avez souscrit en juin 2018 à la facturation mensuelle, c' est à dire 11 appels de provision et le douzième mois une facture annuelle.

Au 31/12/18 vous deviez avoir 7 appels (juin à décembre, et pas de facture.

Vous deviez passer au 602 électricité, une estimation basée sur la consommation de l' exercice par le crédit du compte 408 facture non parvenue.

Compte tenu que la facturation ne correspond pas, dans la plus part des cas, à l' exercice comptable je préconise la méthode suivante:

Enregistrement des paiements mensuels:
Débit........409xxx Fournisseur débiteur..............................X
Crédit.......512......Banque...............................................................X

Les soldes des comptes 409xxx et 408 sont repris en à nouveaux.

Au début de l' exercice suivant le compte 408 est soldé:
Débit.......408 Fournisseur facture non parvenue...................Y
Crédit......602 Electricité....................................................................Y

En cours d' exercice, réception de la facture du Fournisseur:
Débit........602 Electricité..................................................Z
Crédit.......401xxx  Fournisseur...........................................................Z

Affectation au débit du fournisseur des acomptes effectués:
Débit........401xxx Fournisseur...........................................A
Crédit.......409......Fournisseur débiteur................................................A

Enregistrement du versement du solde de la facture ou du remboursement du fournisseur:
Débit ou crédit du compte 401 fournisseur par le compte 512 Banque

En fin d' exercice comptabilisation de la consommation non facturée suivant relevé du compteur
Débit........602 Electricité...................................................E
Crédit.......408.Facture non parvenue.....................................................E

En fin d' exercice il reste au débit du compte 409 les paiements ultérieurs à la facturation
Les soldes comptes 408 et 409 seront repris en à nouveau;

Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

Bonsoir à tous,
Dans le cadre du règlement des factures d'eau de la copro, jusqu'à présent nous avions deux factures semestrielles : en mars et en septembre.
Pour faciliter notre trésorerie, nous avons opté cet été pour le prélèvement mensuel.
Notre échéancier à démarrer au mois de septembre et cours jusqu'au mois de mars 2023. La somme mensuelle prélevée est de 81 euros (soit une estimation à 567 euros).
Lors de notre dernière AG nous avons voté la modification de notre exercice comptable pour que celui-ci se termine au 31 décembre 2022.
Pour la période allant de sept à dec 2022 nous allons donc payer la somme de 324 euros sur l'exercice 2022 et 243 euros sur l'exercice 2023.

Au vu des échanges et conseils ci-dessus, je souhaiterais savoir si les écritures suivantes sont correctes :

Pour l'exercice en cours, enregistrement des paiements mensuels de sept à décembre :
Débit........409 Fournisseur débiteur pour la somme de 81 euros
Crédit.......512.Banque pour la somme de 81 euros

A la fin de l'exercice 2022, comptabilisation de la consommation non facturée suivant relevé du compteur
Débit........602 Electricité pour la somme de 243 euros
Crédit.......408 Facture non parvenue pour la somme de 243 euros

Au début de l' exercice 2023 :
Débit.......408 Fournisseur facture non parvenue pour la somme de 324 euros (ou de la totalité de l'estimation soit 567 euros ?)
Crédit......602 Electricité pour la somme de 324 euros (ou de la totalité de l'estimation soit 567 euros ?)

En mars ou avril 2023, réception de la facture du Fournisseur:
Débit........602 Electricité du montant définitif de la facture
Crédit.......401xxx  Fournisseur du montant définitif de la facture

Ecriture des acomptes effectués (période sept à dec 2022) :
Débit........401xxx Fournisseur pour la somme de 324 euros
Crédit.......409......Fournisseur débiteur pour la somme de 324 euros

Je ne sais pas s'il y aura un remboursement de la part du fournisseur ou plutôt un ajustement des prélèvements à venir pour l'année 2023. Mais nous verrons cela au moment venu.

Je vous remercie par avance pour vos conseils.

Laurence

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Re: Traitement de prelevement mensuel et de facture l'annee d'apres

Bonjour,

Je me permets juste d'intervenir sur l'utilisation du compte 409 Fournisseurs débiteurs.

Pour un fournisseur qui est mensualisé avec une facture de régularisation par an (comme l'électricité) il faut passer directement les prélèvements sur le compte 401 Fournisseurs d'électricité.

Voici une explication du compte 409 Fournisseurs divers :
Ce compte est utilisé pour enregistrer les acomptes versés aux fournisseurs lors de la commande.

Il est exclusivement réservé à cet usage. Il n’y a donc pas lieu d’y enregistrer la position d’un fournisseur qui serait débiteur pour avoir bénéficié d’un double paiement effectué par erreur. Cette position doit être maintenue dans le compte 401nn du fournisseur. Il en est ainsi a fortiori s’il s’agit d’un fournisseur habituel puisque la régularisation peut alors être effectuée à l’occasion d’un paiement ultérieur.

L’acompte versé au fournisseur 126 est enregistré au débit du compte 409126 (le syndicat reste créancier de la somme en cas de non-exécution du travail commandé) par le crédit de la banque 5nnn (article 10 de l’arrêté).

A réception de la facture qui est enregistrée au crédit du 401126, il est crédité par le débit du compte du 401126 . De cette manière le paiement d’avance est imputé sur le montant de la facture. En principe l’opération comptable correspond exactement aux indications figurant sur la facture qui doit faire mention de l’acompte reçu et faire apparaître le solde finalement dû.

Notez qu’en cas d’erreur de paiement (une facture de 112 € est payée pour 132 €), la différence demeure au compte 401126 pour régularisation, sans être virée au compte 409.

Le paiement du solde de la facture sera enregistré comme indiqué plus haut au débit du 401126 par le crédit de la banque.

Dans le cas de l'électricité, les prélèvements ne sont pas des acomptes, vu que la livraison d'électricité est fait au jour le jour. De plus cela évite de passer une écriture supplémentaire du 409 au 401.

Pour vos écritures :

Pour l'exercice en cours, enregistrement des paiements mensuels de sept à décembre :
Débit........401 Fournisseur d'électricité pour la somme de 81 euros
Crédit.......512.Banque pour la somme de 81 euros

A la fin de l'exercice 2022, comptabilisation de la consommation non facturée suivant relevé du compteur
Débit........602 Electricité pour la somme de 243 euros
Crédit.......408 Facture non parvenue pour la somme de 243 euros

Au début de l' exercice 2023 :
Débit.......408 Fournisseur facture non parvenue pour la somme de 243 euros (on annule simplement l'écriture de fin d'exercice)
Crédit......602 Electricité pour la somme de 243 euros (on annule simplement l'écriture de fin d'exercice)

En mars ou avril 2023, réception de la facture du Fournisseur:
Débit........602 Electricité du montant définitif de la facture
Crédit.......401xxx  Fournisseur du montant définitif de la facture

Les fournisseurs d'énergie qui établissent une facture de régularisation par an font souvent apparaitre :
- le montant facturé pour la consommation annuelle
- le montant des prélèvements déjà effectués
- le montant restant dû (facture) ou en excédent (avoir)

Certain fournisseurs prélève le restant dû ou rembourse l'excédent... d'autres réajuste les prochaines échéances, à voir avec le votre.

Astuce comptable pour permettre le lettrage du compte 401, on enregistre la facture avec 2 montants en 401 :
exemple 1 : 1000 € de consommation facturé et 1200 € de prélèvements déjà effectués, soit un avoir de -200 €
- D du 602 pour les 1000 € de consommation réelle
- D du 401 pour les 200 € de l'avoir
- C du 401 pour les 1200 € des prélèvements déjà effectués
Ce qui permet de lettrer les 1200€ avec les prélèvements et ne laisser apparaitre que l'avoir de 200 €

exemple 2 : 1000 € de consommation facturé et 800 € de prélèvements déjà effectués, soit une facture de 200 €
- D du 602 pour les 1000 € de consommation réelle
- C du 401 pour les 200 € de la facture
- C du 401 pour les 800 € des prélèvements déjà effectués
Ce qui permet de lettrer les 800€ avec les prélèvements et ne laisser apparaitre que la facture de 200 €