Gestion des tiers et des lots

MFLD:

"Distribution:

Il est plus rapide pour moi de faire une requête sur ma base annexe, en triant par rue et numéro de bâtiment, que d'affecter des numéros d'ordres par copropriétaire. Ce point rejoint celui de la structure de la base, exposé plus loin.

Structure de base:

En fait, le principal reproche que je ferais sur la conception actuelle de ValCompta porte sur la gestion des lots et des tiers. Par exemple, il ne me semble pas logique que l'adresse d'un lot soit dans la table des copropriétaires, puisque cette adresse est lié au lot et ne change pas en cas de mutation.

Autre exemple, il manque un onglet pour les agences ou les mandataires, et rien n'est prévu pour la gestion des associés.

Je suis obligé de retravailler les adresses pour rediriger les courriers vers les agences de location ou les quelques mandataires (succession ou tutelle).

Dans ma base annnexe, j'ai le schéma suivant en trois parties:

TIERS
- Table des tiers (copro, locataire, agence, founisseur), avec les adresses, les téléphones, etc.

LOTS
- Table des rues
- Table des bâtiments, dont le n° dans la rue
- Table des lots, avec leur localisation dans le bâtiment (étage, coté, numéro de porte, etc)

AFFECTATIONS
- Table des affectations TIERS <-> LOTS avec un champ qui spécifie la nature de l'affectation (propriétaire, locataire, gérant, etc), et un indicateur pour le propriétaire occupant (pour avoir directement son adresse sans saisie)

Auparavant la table des affectations contenait deux champs (date entrée, date sortie), mais je les ai retiré comme expliqué plus haut, car l'historisation n'est pas nécessaire.

Avoir une table séparée pour les bâtiments me permet également d'automatiser le calcul des clés de répartition par bâtiment collectif.

Si j'avais mis les fournisseurs également dans la table des tiers, c'était en prévoyange d'une numérotation des comptes en deux clés : le préfixe suivant la nomenclature, et le suffixe avec le numéro du tiers. Exemple : 401.1024 avec 1024 étant le numéro du tiers EDF, ou 450.124, où 124 est le numéro du tiers copro.

Cela me permettait d'éviter de gérer des coordonnées dans deux tables différentes "copros" et "fournisseurs", et d'unifier le code et l'interface utilisateur gérant ces coordonnées (la partie "annuaire" de l'application).

Cela permet également d'éviter d'avoir comme aujourdhui un nom de copropriétaire d'un coté, qui n'est pas forcémment le même que l'intitulé du compte."

MFLD:

"Reste l'évolution de la gestion des tiers... là réside à mon avis la priorité dans notre discussion pour améliorer la conception du produit et lui redonner de la souplesse en terme d'application pour qu'il puisse attaquer le segment des grosses copropriétés.

Je crois comprendre dans votre prototypage que vous êtes parti uniquement sur la notion de "type de tiers" directement comme attribut de ce tiers. Cela m'apparait comme une limitation. En effet, j'ai le cas par exemple d'un tiers dans ma copro qui est à la fois propriétaire occupant de son logement, mandataire d'une indivision successorale propriétaire d'un autre logement loué, et associé dans une SCI propriétaire de plusieurs lots formant un cabinet médical (ouf !).

A vu de cet exemple, il m'apparait que le type de tiers, attribut de ce tiers isolé, n'est pas suffisant, et qu'il faut ajouter un attribut dans son association avec le lot.

Pour respecter la terminologie de votre prototype, je vous propose donc deux notions différentes : le type du tiers qui ne concerne que le tiers sur sa forme juridique (particulier, entreprise, etc), et le rôle du tiers (propriétaire, locataire, mandataire, etc) dans sa relation avec le lot.

Qu'en pensez-vous ?"

Bonjour,

Je reviens sur la question des tiers après avoir un peu réfléchi et avancé sur le sujet... Très franchement, il ne sera pas possible de gérer d'un tiers dans ma copro qui est à la fois propriétaire occupant de son logement, mandataire d'une indivision successorale propriétaire d'un autre logement loué, et associé dans une SCI propriétaire de plusieurs lots formant un cabinet médical (ouf !)....

Techniquement parlant, en langage de base de donnée et méthode Merise on va parler d'entités, de relations et de cardinalités pour définir le nombre d'associations possibles. Par exemple entre les copropriétaires et les lots :

- un copropriétaire peut n'avoir aucun lot (ancien compte vendeur), il peut en avoir un seul, il peut en avoir plusieurs...
- un lot en revanche dans le système actuelle sans historisation n'a qu'un seul copropriétaire
Voici le schéma :

Donc ce que j'ai décidé de faire pour les tiers c'est un système où :
- un tiers a un unique attribut "type" ;
- un tiers ne peut être associé qu'à un seul compte comptable ;
- un tiers de type "locataire" peut être associé à un lot en plus d'un compte (copropriétaire)...

Du coup, au niveau du copropriétaire on aura bien plusieurs tiers et c'est l'objectif premier !!!
Gérer les indivisaires, le tuteur, l'agence qui a un mandat et ce genre de choses...

Cette gestion permet également la gestion des salariés, d'un contact à associer à un organisme, une banque, etc.
C'est déjà une belle évolution pour un petit logiciel à 89 € !!!

Salutations,
André