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Sujet: Devis, acompte et facture divisée avec une autre copropriété

Bonjour,
Avant l’arrivée de l’hiver et la mise en route du chauffage nous avons dû procéder à un désembouage d’urgence de notre chaudière. Les travaux n’ont pas été votés en AG car notre ancien syndic ne l’a pas inscrit à l’ordre du jour malgré notre demande. Nous procéderons à cette régularisation lors de notre prochaine AG. Il n’y a pas eu d’appels de fonds pour ces travaux car la trésorerie était largement disponible pour assurer la dépense.

Le devis de l’intervention s’élève à 3685, 00 € TTC.
Afin de débuter les travaux, un acompte de 40% (soit la somme de 1474,00 €) a été versé.
La facture finale nous est parvenue pour un montant total de 5731,00€ TTC (facture plus élevée car intervention nécessitant plus de personnel et deux jours supplémentaires de travail).

Sur vos bons conseils, nous avons créés les clés de répartition suivantes : EC1 pour l’estimation chauffage 2021 et RC1 pour le chauffage réel 2021.
Nous pensons donc qu’il faut passer cette facture sur la clé RC1.

Pour la saisie de l’acompte, pouvons-nous faire les écritures suivantes :
Débit    603 Chauffage        1474.00
Crédit    401 Fournisseur            1474.00
Débit    401 Fournisseur       1474.00
Crédit    512 Banque        1474.00

Ou devons-nous passer par le compte 409100 ?
Devons-nous prendre en compte la somme du devis ou la somme de la facture définitive ?

La chaudière alimentant deux copropriétés, la facture finale est supportée à 60% par l’une et à 40% par l’autre (conformément au règlement de copro).
Nous avons donc émis une facture d’un montant de 2292.40€ que nous avons adressé à l’autre copropriété via leur syndic.
Nous avons créé un compte 461BO2 pour l’autre copropriété.
Nous pensons passer les écritures suivantes :
Débit       603            Chauffage                3438.60
Débit       461BO2    Copro Le Bourg 2    2292.40
Crédit      401            Fournisseur        5731.00

Puisque nous réglons la totalité de la facture :
Débit       401            Fournisseurs        5731.00
Crédit      512            Banque            4257.00 (un acompte a déjà été versé)

A la réception du règlement de la facture par l’autre copropriété
Crédit      461BO2    Copro Le Bourg 2    2292.40
Débit       512            Banque            2292.40

Pouvez-vous nous dire si nous sommes dans le juste ou complètement à côté de la plaque ?
Dans ce cas-là, pourriez-vous nous indiquer la bonne marche à suivre ?
J’espère que nous ne sommes pas trop confus dans notre demande.
Vous en remerciant par avance.

2 Réponse par JB22

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Re: Devis, acompte et facture divisée avec une autre copropriété

Bonsoir,

Enregistrement de l' acompte au Fournisseur
Débit...409..Fournisseurs............1.474.00
Crédit..512..Banque............................................1.474.00

Enregistrement de la facture du Fournisseur.1.4741.474.00
Crédit.401...Fournisseur.......................................5.731.00
Débit..461BO2...Copropriété le Bourg 2...2.292.40
Débit..603/clé Chauffage.......................3.438.60

Virement de l' acompte
Débit..401..Fournisseur.................1474.00
Crédit.409..Fournisseur Débiteur............................1.474.00

Encaissement du règlement de la Copro le Bourg 2
Débit..512..Banque................................2.292.40
Crédit.461BO2...Copropriété le Bourg 2...................2.292.40

Règlement du Fournisseur (Solde).
Débit..401. Fournisseur..................4.257.00
Crédit.512..Banque...............................................4.257.00

Cdt,
JB22

3 Réponse par Andre

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Re: Devis, acompte et facture divisée avec une autre copropriété

Bonjour,

Je ne pense pas que ce soit une bonne idée de répartir des travaux sur la clé variable des consommations déjà ; seul l'entretien et les combustibles devraient être répartis sur cette clé, sans oublier la règle des 30 / 70 (qui est sans doute une carence dans Val Compta) pour les immeubles avec individualisation des frais de chauffage...). 30% des charges sont générales, le reste - 70 % - à répartir !!!

Pour la participation de Copro Le Bourg 2, je pense que c'est mieux de la passer comme un produit divers (7141) au crédit plutôt que de diminuer la facture et les charges du 603...

Cordialement,
André

4 Réponse par JB22

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Re: Devis, acompte et facture divisée avec une autre copropriété

Comme vous dites "Je ne pense pas que ce soit une bonne idée" de mettre la "participation" de la Copro Le Bourg 2 en produits.
Il s' agit d' une opération faite en commun, et non d' un produit pour l' un ou l' autre.

5 Réponse par Andre

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Re: Devis, acompte et facture divisée avec une autre copropriété

Non, le Bourg 1 paye la totalité et le Bourg 2 reverse ensuite sa part ; il a besoin d'un justificatif pour ça, c'est une charge dans ses comptes et une recette ou un produit dans les comptes du Bourg 1...

Ou alors chaque copro paye le fournisseur pour sa part et lui demande une facture....

Cordialement,
André

6 Réponse par JB22

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Re: Devis, acompte et facture divisée avec une autre copropriété

La comptabilité doit tenir compte de la nature des actes, hors ici il n' y a pas de facturation de prévue mais une "répartition" de dépenses communes entre deux copropriétés;

Il serait intéressant d' avoir les textes complets de ce qui est prévu dans les R.C.

Le fournisseur ne connait que celui qui passe commande, c' est lui qui est responsable du paiement  et doit payer.

Celui qui a payé demande à l ' autre copropriété le paiement de sa quote par,t avec comme justificatif copie de la facture du fournisseur.

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Re: Devis, acompte et facture divisée avec une autre copropriété

Bonjour à tous,

Merci pour vos réponses.

Concernant les RC, il est écrit que : "La chaudière et les cuves appartiennent pour 60% à la copropriété créée (soit le Bourg 1) et 40% au bâtiment voisin (soit le Bourg 2). L'entretien, les réparations et remplacement seront supportées 60% pour l'immeuble Le Bourg 1 et 40% par l'immeuble Le Bourg 2 au prorata des tantièmes de chacun des 4 lots".

Pour faciliter les échanges avec les fournisseurs, il a été décidé que tout ce qui touche à la chaudière et aux cuves, le Bourg 1 règle la totalité de la facture et demande ensuite la part du Bourg 2 en émettant une facture adressée au syndic en charge de la gestion de la copropriété.

Pas toujours facile de s'y retrouver.

8 Réponse par Andre

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Re: Devis, acompte et facture divisée avec une autre copropriété

Il n'y a pas forcément une unique et idéale manière de faire ; créditer le compte 603 de la part Le Bourg 2 ou bien ventiler comme dans la solution JB22 :
Enregistrement de la facture du Fournisseur.
Crédit.401...Fournisseur.......................................5.731.00
Débit..461BO2...Copropriété le Bourg 2...2.292.40
Débit..603/clé Chauffage.......................3.438.60

sont des solutions et des manières de faire correcte. Tout dépend de votre optique ; un copropriétaire suspicieux qui contrôle les comptes et voit une charge de 3 438.60 pour un règlement de 5 731.60 pourrait se poser des questions ; vous avez les réponses mais...

Si le Bourg 2 émet une facture, je reste sur mon idée (bonne ou mauvaise) ; passer ça en produits divers !
Mais ce n'est pas très important...