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Sujet: Prise en main

Bonjour à tous,

Après une évaluation laborieuse en cette année chaotique de coronavirus, je vais maintenant basculer la compta de notre petite copropriété dans ValCompta.

Si j'ai bien compris dans les grandes lignes le fonctionnement du logiciel, je me retrouve bloqué dès le début avec un problème idiot, comment fixer les paramètres de départ lorsqu'ils ne sont pas à zéro ?

J'ai pour des raisons médicales pris un retard considérable, et je n'ai toujours pas organisé l'AG2019 (qui aurait du avoir lieu en juillet 2020)... je cherche donc à saisir la compta de 2019 dans ValCompta afin d'établir une bonne base.

En gros, je dois attaquer l'exercice 2019 avec :
1 - les soldes de chaque copropriétaire dans les annexes comptables 2018
2 - le solde bancaire au 01/01/2019
3 - un petit fonds travaux
4 - une avance pour travaux (pour portail/bal/interphones - c'est un budget qu'on alimente chaque trimestre et pendant encore 3 ans avant de pouvoir lancer les travaux).

Une fois ces paramètres initialisés à leurs valeurs au 01/01/2019 je pourrai procéder à la saisie des écritures comptables (ça je sais faire).

Je n'ai pas trouvé de manière simple d'initialiser ces paramètres de départ dans ValCompta lorsqu'on ne part pas de zéro, mais j'ai peut-être raté quelque chose ?

Merci d'avance pour tout conseil !

Frederic

2 Réponse par JB22

  • JB22
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Re: Prise en main

Vous devez au départ enregistrer vos paramètres avec les dates de début et fin de l' exercice 2019.
Ensuite vous devez enregistre les soldes de votre balance au dernier jour de l' exercice, soit le 31 décembre 2018. attention cette balance doit être établie après répartition, si ce n' est pas le cas, l' insuffisance ou l' excédent doit être mis dans un compte d'attente, 471 ou 472.
Le total des comptes débiteurs doit être égal au total des comptes créditeurs
Un "petit fonds travaux", n' est-ce pas une ancienne "Avance travaux" car vous dites " une avance pour travaux (pour portail/bal/interphones - c'est un budget qu'on alimente chaque trimestre " qui doit correspondre à la constitution du Fonds travaux obligatoire, compte 105.
Le fonds travaux est utilisable pour financer des travaux, il n' y a pas de délai à respecter.

3 Réponse par Andre

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Re: Prise en main

Bonjour,

Je confirme la réponse de JB22... avec quelques nuances. Dans votre situation, l'idéal pour approuver les comptes 2019 serait de rentrer une balance complète et ventilée par clés en date du 31/12/2018 et avant répartition car il faudra présenter les annexes 2 et 3 dont les colonnes de gauche correspondent aux charges de 2018. La saisie de cette balance est à faire dans le menu Divers - Importation - Importation balance/reprise de soldes (choix de la date en bas).

Ensuite, dans le menu Principal - Paramètres - Dates d'exercices mettez le bandeau rouge sur 2019 afin de faire la clôture provisoire pour l'AG 2019 qui va générer des A Nouveaux "après répartition" et où vous devez retrouver tous vos soldes :
- avances et fonds travaux
- copropriétaires (après répartition de 2018 donc)
- solde(s) bancaire(s)...

Vous pouvez bien sûr entrer directement les soldes au 01/01/2019 mais les annexes présenteront une colonne vide à gauche et... c'est moins bien !

Cordialement,
André

4 Réponse par SDC122 (modifié par SDC122 18/12/2020 17:49:51)

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Re: Prise en main

merci pour ces explications, je pense avoir compris !

Juste pour confirmation, j'ai recopié le contenu de l'annexe 2 produite fin 2018 pour démarrer 2019 (via le menu importation)
mais avant de lancer la génération des écritures, j'ai comme un doute concernant les saisies (par exemple, le montant en 601 "charges d'eau" doit-il etre saisi dans la colonne débit ou la colonne crédit ? (je crois me souvenir qu'il faut inverser, mais je ne suis plus sur).

Car en fait j'ai un excédent en fin d'exercice 2018, mais si je veux équilibrer charges/produits, je suis obligé de l'indiquer avec le compte 472 en colonne "débit"... ca me parait étrange...

5 Réponse par SDC122

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Re: Prise en main

Alors en fait, le fond travaux est alimenté avec le % minimum légal (5% du budget de mémoire),
alors que la provision pour le portail est en fait un budget prédéterminé que nous avons étalé sur 4 ans en votant un appel de fond exceptionnel chaque trimestre pendant cette durée.

JB22 a écrit:

Vous devez au départ enregistrer vos paramètres avec les dates de début et fin de l' exercice 2019.
Ensuite vous devez enregistre les soldes de votre balance au dernier jour de l' exercice, soit le 31 décembre 2018. attention cette balance doit être établie après répartition, si ce n' est pas le cas, l' insuffisance ou l' excédent doit être mis dans un compte d'attente, 471 ou 472.
Le total des comptes débiteurs doit être égal au total des comptes créditeurs
Un "petit fonds travaux", n' est-ce pas une ancienne "Avance travaux" car vous dites " une avance pour travaux (pour portail/bal/interphones - c'est un budget qu'on alimente chaque trimestre " qui doit correspondre à la constitution du Fonds travaux obligatoire, compte 105.
Le fonds travaux est utilisable pour financer des travaux, il n' y a pas de délai à respecter.

6 Réponse par JB22

  • JB22
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Re: Prise en main

"Car en fait j'ai un excédent en fin d'exercice 2018, mais si je veux équilibrer charges/produits, je suis obligé de l'indiquer avec le compte 472 en colonne "débit"... ca me parait étrange..."
Votre balance devrait être équilibrée, que la répartition soit faite ou pas.

Normalement les comptes auraient dû être présentés après répartition l' excédent étant remboursé et l'écriture suivante passée :
Débit.......701.... Provisions sur opérations courantes............X
Crédit.......450xx.Copropriétairesxxx...........................................X
Cela n' aurait pas changé l' équilibre de la balance, vous avez donc une erreur, il faudra en trouver l' origine et régulariser, en attendant il faut utiliser le compte d' attente 472. pour équilibrer les comptes.

"la provision pour le portail est en fait un budget prédéterminé que nous avons étalé sur 4 ans en votant un appel de fond exceptionnel chaque trimestre pendant cette durée."
Il ne s' agit donc pas de provisions sur travaux votés mais de l' ancienne  AVANCE TRAVAUX" compte 1032.

7 Réponse par SDC122

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Re: Prise en main

L'excédent provient du rachat d'une partie commune, et fait donc partie des produits "divers".
Cette saisie initiale a lieu avant répartition de l'excédent entre les copropriétaires (je "pose les premières briques")... via le menu divers/importation comme suggéré par André.


JB22 a écrit:

"Car en fait j'ai un excédent en fin d'exercice 2018, mais si je veux équilibrer charges/produits, je suis obligé de l'indiquer avec le compte 472 en colonne "débit"... ca me parait étrange..."
Votre balance devrait être équilibrée, que la répartition soit faite ou pas.

Normalement les comptes auraient dû être présentés après répartition l' excédent étant remboursé et l'écriture suivante passée :
Débit.......701.... Provisions sur opérations courantes............X
Crédit.......450xx.Copropriétairesxxx...........................................X
Cela n' aurait pas changé l' équilibre de la balance, vous avez donc une erreur, il faudra en trouver l' origine et régulariser, en attendant il faut utiliser le compte d' attente 472. pour équilibrer les comptes.

"la provision pour le portail est en fait un budget prédéterminé que nous avons étalé sur 4 ans en votant un appel de fond exceptionnel chaque trimestre pendant cette durée."
Il ne s' agit donc pas de provisions sur travaux votés mais de l' ancienne  AVANCE TRAVAUX" compte 1032.

8 Réponse par SDC122

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Re: Prise en main

Bonjour André,

Merci pour ces conseils.

Petites questions cependant :
- les saisies des produits/charges dans l'écran d'importation doivent-elles être réalisées avec produit>crédit et charges>débit ou l'inverse ?
- J'ai un excédent en fin d'exercice (vente de partie commune), doit-il être imputé sur le compte 472 et en colonne crédit ou débit ?

En saisissant les produits en colonne crédit, je me retrouve avec mon excédent à saisir en colonne débit (472) pour obtenir l'équilibre et lancer l'importation... cela ne me semble pas très logique...

Si je sélectionne l'import en début d'exercice, la répartition de l'excédent entre les corpopriétaires se fera automatiquement au moment de la clôture si je ne dis pas de bêtise ?

Je me base sur l'Annexe n°2 pour les données à importer, est-ce la bonne méthode ?

Merci d'avance pour votre retour,

Frederic


Andre a écrit:

Bonjour,

Je confirme la réponse de JB22... avec quelques nuances. Dans votre situation, l'idéal pour approuver les comptes 2019 serait de rentrer une balance complète et ventilée par clés en date du 31/12/2018 et avant répartition car il faudra présenter les annexes 2 et 3 dont les colonnes de gauche correspondent aux charges de 2018. La saisie de cette balance est à faire dans le menu Divers - Importation - Importation balance/reprise de soldes (choix de la date en bas).

Ensuite, dans le menu Principal - Paramètres - Dates d'exercices mettez le bandeau rouge sur 2019 afin de faire la clôture provisoire pour l'AG 2019 qui va générer des A Nouveaux "après répartition" et où vous devez retrouver tous vos soldes :
- avances et fonds travaux
- copropriétaires (après répartition de 2018 donc)
- solde(s) bancaire(s)...

Vous pouvez bien sûr entrer directement les soldes au 01/01/2019 mais les annexes présenteront une colonne vide à gauche et... c'est moins bien !

Cordialement,
André

9 Réponse par Andre

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Re: Prise en main

Bonsoir,

Si c'est normal avec une vente comme ça que ça aille au débit et donc à l'actif, une fois les sommes payées elles seront au débit du compte bancaire (50 ou 51)...

Cordialement,
André