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Sujet: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour

Nous avons environ deux cent propriétaires. En conséquence les frais liés aux envois postaux ne sont pas négligeables.
Or sur ces 200, plus de la moitié nous ont communiqué leur adresse mail.
Lorsque nous envoyons les courriers d'appel de charges (par voie postale), et afin de réduire les coûts, nous en profitons pour mettre dans la même enveloppe le PV de la dernière AG. Or, comme nous sous-traitons la mise sous pli, le fait de rajouter ce document à la facture représente bien entendu une dépense supplémentaire.
Nous envisageons donc de traiter différemment ceux qui ont une adresse mail (ceux-là recevraient par voie postale la facture, et par mail le PV d'AG) de ceux qui n'en ont pas (et qui recevraient donc les deux documents par voie postale).

Du coup, il serait intéressant, lorsqu'on va dans le module "édition des appels", qu'on dispose d'un filtrage possible du genre "avec mail", "sans mail" ou "tous".


Cordialement

2 Réponse par Andre

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour,

C'est au niveau des fiches (co)propriétaires que vous trouverez l'option "avis par mail", il faut ensuite générer tous les appels en PDF et utiliser ces deux écrans complémentaires du menu Autres traitements :
- Envois mails et PJ ; par défaut ça propose tous ceux avec une adresse mail et en cochant "avec avis" on sélectionne le groupe 1
- Impression des PDFS ; vous trouverez ici l'option "avis par mail non coché" pour sélectionner le groupe 2 et n'imprimer (ou extraire) que les appels correspondants.

Dans chaque écran il faut bien sûr préciser le type de pièce-jointe (appels) avec la date.
Je pense que ça répond à votre problématique.

Cordialement,
André

3 Réponse par soleil66

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour

Merci pour cette suggestion.
Toutefois, je ne pense pas que cela permette de répondre à mes besoins, car par exemple le menu "Envois Mails et pièces jointes" suppose l'utilisation de VALCOMPTA pour envoyer les mails: or, nous savons que les envois en nombre sont rejetés par les robots anti-spam (notamment de Google). Il faudrait pour que ça marche que ce module génère un fichier d'impression de factures et non une succession de mails avec une facture personnalisée attachée à chacun. D'ailleurs, comme je le précisais, nous ne pourrions pas envoyer les factures par mail car notre société de service qui s'occupe des mailings en nombre ne prend pas les documents individualisés (ce qui est le cas des factures) mais se contente d'envoyer un ou plusieurs documents communs à une liste d'adresses mails que je lui transmets.
Quant à l'autre option (impression des PDF) elle pourrait sans doute marcher à condition effectivement de paramétrer le logiciel pour créer un PDF par propriétaire lorsqu'on génère les factures.
En réalité, je souhaite générer les factures et pouvoir les publiposter d'abord pour ceux qui n'ont pas de mail (avec une pièce jointe), puis pour ceux qui en ont un (et dans ce cas sans la pièce jointe, transmise par mail).


Cordialement

4 Réponse par Andre

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonsoir,

La limite de Google mail est de 500 envois par jour il me semble... mais je regarde tout ça, relis votre message et vous réponds très prochainement !

Cordialement,
André

PS : les limites de Google Gmail : https://support.google.com/a/answer/166852?hl=fr

5 Réponse par Andre

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonsoir,

La génération des PDFs individuels est effectivement vivement recommandée... J'ai beau relire votre message je ne suis pas sûr de comprendre ; vous souhaitez envoyer les appels de cotisations (vous êtes une ASL...) par mail ou par courrier postal mais vous ne pouvez pas avoir de document personnalisé avec votre prestataire qui envoie les mails et vous ne voulez pas utiliser les mails de Val Compta avec Google ?

Je pense que le mieux serait d'en discuter au téléphone ; je pourrais également apporter quelques adaptations comme enregistrer au niveau du fichier copropriétaires le montant du dernier appel et pouvoir l'utiliser ensuite dans un mail ou un courrier...

Cordialement,
André

6 Réponse par soleil66

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour

En fait le problème avec les mails Google via VALCOMPTA, c'est que si je fais plus de quelques envois mes messages sont rejetés (considérés comme des spams).
Et effectivement, c'est dommage puisque votre outil permet d'envoyer des factures individuelles, ce que ne fait pas mon prestataire, et ce qui m'oblige effectivement à envoyer les factures par voie postale uniquement..

Cordialement

7 Réponse par Andre

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonsoir,

Il faut approfondir les investigations, auprès de Google si nécessaire, pour savoir pourquoi vous ne pouvez pas envoyer des mails dans les limites prévues en fonction du compte Gmail mais je ne peux me résoudre à ce "Val Compta n'est pas compatible Google Mail" !!!

L'envoi des mails fonctionne très bien chez certains clients, y compris avec des volumes importants et il faut trouver pourquoi ça pose problème chez vous...

A suivre !

Cordialement,
André

8 Réponse par soleil66

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour

Je ne suis pas sûr d'obtenir quoi que ce soit en essayant de contacter Google.
En revanche, bonne nouvelle, j'ai pu paramétrer avec succèss le fonctionnement de VALCOMPTA pour notre adresse principale qui est chez Gandi et après vérification sur une centaine d'envois ça marche (paramétrage sans sécurité TLS sur port 587)
Pour autant, il reste un gros problème avec l'édition des PDF: dans ce module, contrairement à celui où on génère les factures, il semble qu'Acrobat Reader soit appelé pour chaque facture, et on n'a pas la main: l'impression se fait sur l'imprimante par défaut, donc impossible de faire du puplipostage via une imprimante virtuelle (notre prestataire extérieur)

Il faudrait que cela fonctionne comme pour la préparation des factures (Valcompta par lot) pour que je puisse aboutir à un publipostage par courrier pour ceux qui n'ont pas de mail.

Cordialement

9 Réponse par Andre

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour,

En fait la gestion des impressions se fait en "pilotant" Windows ; exactement comme si vous faites un clic sur le document PDF puis clic à droite et "Imprimer" dans le menu contextuel. L'impression est alors envoyée via le programme associé au type de document (Acrobat Reader mais ça pourrait être autre chose) à l'imprimante par défaut. Si vous souhaitez utiliser une autre imprimante, il faut en effet la déclarer comme imprimante par défaut avant de lancer ce traitement...

Cordialement,
André

10 Réponse par soleil66

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour

C'est bien ce que j'avais compris. Et j'ai oublié de vous dire que j'ai également testé après avoir déclaré par défaut mon imprimante virtuelle. Mais bien entendu ça ne marche pas, car pour chaque facture l'imprimante virtuelle est sollicitée. Comme cette imprimante virtuelle se connecte à un site internet de traitement, je me suis vite retrouvé avec des dizaines d'onglets ouverts sur mon navigateur, et cela s'est terminé par un plantage. En fait, il faut absolument que cela fonctionne comme pour un publipostage normal, c'est-à-dire qu'un seul fichier d'impression récupérant toutes les factures soit créé (ce qui est le cas dans le module édition des factures). Si cela pose problème, la seule solution reste ce que j'avais suggéré initialement, à savoir la possibilité dans ce module édition des factures, de filtrer les destinataires sans mail.

Sinon, cela va être un gros travail de supprimer toutes les pages concernant des destinataires sans mail avant de lancer le publipostage.

Cordialement

11 Réponse par Andre

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonsoir,

Pour info, le problème a été résolu avec PDF Creator qui propose de fusionner un ensemble de PDFs individuels en un document unique (bouton Gérer) et c'est ce document qui peut être utilisé par le prestataire, FlyDoc (on peut utiliser les marques ici !)...

Cordialement,
André

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour,

Je ne trouve pas sur le forum de discussions concernant la suppression d'appels  de charges si on n'a pas encore fait la
génération ou validation. Suite à une erreur dans le budget je l'ai modifié et je suis obligé de modifier mes appels de charges en conséquence.
Je pense qu'il me faut supprimer les appels pour les remplacer par les nouveaux : comment procéder ?  Merci

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour,

Je cite de mémoire ayant rencontré une fois le souci.

Dans la préparation des appels, il faut "dévalider" les appels faits, puis les supprimer
et dans l"onglet "saisie", effacer ligne par ligne l'appel déjà mis en compta, tant en débit que crédit.
Et tout recommencer

Les puristes diront : NON, il faut faire des écritures d'annulation et recommencer, certes, certes, mais moi, j'ai fait ainsi...

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Re: appel de charges avec ou sans mail

autre suggestion pour l'avenir : avant de "batir" un appel de charges, je fais une sauvegarde totale, ainsi en cas de souci, je récupère cette sauvegarde...

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour,

Merci à Rambouillet pour sa réponse, mais je n'ai rien en saisie étant donné que je n'ai pas fait la génération.
Je pense avoir trouvé la solution : mise à jour des appels ( même en cours d'année ) et faire la génération.

16 Réponse par Andre

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Re: appel de charges avec ou sans mail

Bonjour,

Le traitement de mise à jour des appels (en V3 uniquement) est adapté à un changement de budget en cours d'année avec des appels déjà réalisés et envoyés ; il permet surtout d'ajuster les appels restant en prenant compte de ce qui a été fait dans chaque catégorie de charges.

En cas d'erreur et d'appels qui n'ont pas été générés / envoyés, il faut mieux supprimer et recréer les appels depuis l'écran Préparation des appels. Dans tous les cas, il faut retrouver dans les appels les mêmes sommes et la même ventilation par clé que dans le budget voté !

Cordialement,
André