Bonjour,
Je n'ai pas trop d'expériences personnelles mais j'ai des clients qui utilisent des services d'envoi comme Maileva, filiale de la Poste, qui propose une gamme d'outils très techniques et puissants... notamment sur les découpages de PDF.
Sur ces accords il faut vraiment prendre l'article 64-1 du décret du 17 mars 1967 à la lettre :
Article 64-1
Lorsque l'accord exprès du copropriétaire mentionné à l'article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est formulé lors de l'assemblée générale, il est consigné sur le procès-verbal de l'assemblée générale mentionné à l'article 17 du présent décret.
Lorsqu'il n'est pas formulé lors de l'assemblée générale, le copropriétaire le communique par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l'enregistre à la date de réception de la lettre et l'inscrit sur le registre mentionné à l'article 17.
Du coup j'ai mis en place une solution très pragmatique qui consiste à ajouter une ligne avec case à cocher et signature sur la feuille de présence ; même si je détourne ainsi la fonction de ce document (ce qu'on peut me reprocher...) je trouve que c'est le bon moment (le copropriétaire est là, le stylo à la main !!!) pour donner son accord et confirmer ou communiquer son adresse mail... Pour aller plus loin, il faudrait valider et enregistrer l'adresse et ajouter un bloc dans le PV aves la liste des copropriétaires (sans leurs adresses bien sûr).
Une autre solution très pragmatique : une résolution formulée ainsi "Les copropriétaires qui votent pour cette résolution acceptent de recevoir les futures notifications par mail..." !
Mais un courrier-type avant l'AG (à joindre à la convocation est sans doute la meilleure approche ; le syndic devra de toute façon conserver et gérer (mettre à jour les adresses) les autorisations, tout comme il doit désormais le faire avec les autorisations de prélèvement SEPA...
Sur la comparaison des prestataires, il faut considérer la spécificité de la copropriété et le volume des convocations, c'est à dire comparer les coûts pour un envoi de 50 pages plutôt que une et pour le bon nombre de copropriétaires...
Cordialement,
André
